Nota korygująca zniesiona od 1 lutego 2026 - jak teraz poprawić błąd na fakturze

Nota korygująca nie istnieje od 1 lutego 2026 r. Przepis, który pozwalał nabywcy samodzielnie poprawić drobną pomyłkę na fakturze (art. 106k ustawy o VAT), został uchylony razem z wejściem obowiązkowego KSeF, a Ministerstwo Finansów potwierdza, że not korygujących nie wystawia się ani w KSeF, ani poza nim. Każdy błąd na fakturze, także w nazwie czy adresie nabywcy, poprawia teraz sprzedawca fakturą korygującą, a nabywca może o nią tylko poprosić.

Nota korygująca - czym była i dlaczego zniknęła

Nota korygująca była dokumentem, który wystawiał nabywca, gdy otrzymał fakturę z pomyłką. Według dawnego art. 106k ustawy o VAT nabywca mógł nią poprawić błędy formalne, np. literówkę w nazwie firmy czy adresie, ale nie dane z art. 106e ust. 1 pkt 8-15. Oznaczało to, że notą nie dało się zmienić m.in. ilości, ceny jednostkowej, rabatów, wartości netto, stawki VAT, kwoty podatku ani kwoty należności. Nota wymagała akceptacji wystawcy faktury.

Nota musiała zawierać napis „NOTA KORYGUJĄCA”, numer i datę wystawienia, dane i NIP obu stron, dane faktury korygowanej oraz treść błędną i prawidłową. Przez lata była najszybszym sposobem na poprawienie literówki bez angażowania sprzedawcy w wystawianie nowego dokumentu.

W systemie KSeF taki dokument przestał mieć sens. Faktura ustrukturyzowana to plik XML przyjęty przez system, z nadanym numerem KSeF, którego nie można zmienić. Nota wystawiona przez nabywcę poza KSeF zmieniałaby treść faktury bez śladu w systemie. Dlatego ustawa z 16 czerwca 2023 r. wdrażająca obowiązkowy KSeF uchyliła art. 106k z dniem 1 lutego 2026 r. W tekście jednolitym ustawy o VAT z września 2026 r. przepis ten widnieje już tylko jako „Art. 106k. (uchylony)”.

Co zastąpiło notę korygującą

Notę korygującą zastąpiła faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę. Art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT nakazuje podatnikowi wystawić fakturę korygującą, gdy stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury. Dotyczy to zarówno błędów w kwotach, jak i w danych nabywcy, opisie towaru czy dacie sprzedaży.

Ministerstwo Finansów opisuje to na ksef.podatki.gov.pl jednoznacznie: z dniem 1 lutego 2026 r. zostają uchylone przepisy dotyczące not korygujących, więc nie wystawia się ich ani w KSeF, ani poza KSeF. W tej samej serii wyjaśnień MF podkreśla, że w systemie nie ma możliwości edytowania, anulowania ani usunięcia wystawionej faktury, a błędy poprawia się wyłącznie fakturą korygującą.

Jak krok po kroku wystawić korektę w systemie, opisujemy w artykule korekta faktury w KSeF.

Jak nabywca poprawia błąd na fakturze w 2026 r.

Nabywca, który zauważy pomyłkę na otrzymanej fakturze, zgłasza ją sprzedawcy i prosi o fakturę korygującą. Nie ma już dokumentu, którym mógłby poprawić błąd samodzielnie. W praktyce wystarczy wiadomość z numerem KSeF faktury, wskazaniem błędu i prawidłowej treści.

• Krok 1 - sprawdzenie faktury w KSeF zaraz po otrzymaniu. Datą otrzymania jest data nadania numeru KSeF.
• Krok 2 - zgłoszenie błędu sprzedawcy z numerem KSeF faktury i opisem, co trzeba zmienić.
• Krok 3 - sprzedawca wystawia fakturę korygującą w KSeF, podając w niej numer KSeF faktury pierwotnej.
• Krok 4 - nabywca odbiera korektę w KSeF i ujmuje ją w księgach.

Warto pamiętać o jednym praktycznym skutku. Sprzedawcy korekta formalna zajmuje kilka minut, ale nabywca jest zależny od jego tempa. Dlatego przy stałych kontrahentach dobrze jest ustalić w umowie, w jakim terminie sprzedawca wystawia korekty. Przy nowych kontrahentach przed pierwszą fakturą przydaje się sprawdzenie danych firmy po NIP, bo poprawne dane od początku oznaczają brak korekt.

Faktury korygujące w okresie obowiązkowego KSeF wystawia się w systemie nawet wtedy, gdy faktura pierwotna była wystawiona poza nim, np. przed lutym 2026 r. albo w ramach wyjątku dla sprzedaży do 10 000 zł miesięcznie. Tak wynika z wyjaśnień MF na ksef.podatki.gov.pl.

Elementy faktury korygującej

Faktura korygująca musi zawierać elementy z art. 106j ust. 2 ustawy o VAT. Lista jest krótsza niż w przypadku zwykłej faktury, bo odwołuje się do dokumentu pierwotnego.

• Numer kolejny i data wystawienia korekty.
• Numer KSeF faktury korygowanej - z wyjątkiem korekt faktur, które nie mają numeru KSeF.
• Dane z faktury pierwotnej - data wystawienia, numer, dane i NIP stron (art. 106e ust. 1 pkt 1-5) oraz nazwa towaru lub usługi objętych korektą.
• Kwota korekty podstawy opodatkowania lub podatku, z podziałem na stawki - gdy korekta zmienia te kwoty.
• Prawidłowa treść korygowanych pozycji - gdy korekta nie zmienia kwot, np. przy błędzie w adresie.
• Opcjonalnie - wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA” i przyczyna korekty.

Korektę faktury ustrukturyzowanej wystawia się zawsze jako fakturę ustrukturyzowaną (art. 106j ust. 4). Przy rabatach dla jednego odbiorcy za dany okres można wystawić jedną zbiorczą fakturę korygującą ze wskazaniem okresu, którego dotyczy (art. 106j ust. 3). O samej strukturze FA(3) więcej w tekście faktura ustrukturyzowana.

Noty sprzed 1 lutego 2026 r.

Noty korygujące wystawione przed 1 lutego 2026 r. nie straciły znaczenia. Przepisy przejściowe ustawy z 16 czerwca 2023 r. (art. 15) przewidują dwie zasady:

• Nota niezaakceptowana przed 1 lutego 2026 r. - do jej akceptacji stosuje się dawny art. 106k ust. 2, czyli wystawca faktury nadal może ją zaakceptować.
• Zniszczenie lub zaginięcie noty - do not wystawionych przed tą datą stosuje się dawny art. 106l (ponowne wystawienie).

Nowej noty do starej faktury, np. z 2025 r., wystawić już nie można. Jeśli błąd wyjdzie dziś, poprawia go sprzedawca fakturą korygującą w KSeF.

Nota korygująca a nota księgowa

Nota księgowa to zupełnie inny dokument niż nota korygująca i nadal można ją wystawiać. Służy do rozliczeń, które nie są sprzedażą opodatkowaną VAT, np. obciążenia kontrahenta karą umowną, odszkodowaniem, odsetkami za opóźnienie czy zwrotem kosztów. Nota obciążeniowa obciąża kontrahenta kwotą, a nota uznaniowa uznaje jego należność.

Ministerstwo Finansów wskazuje, że noty obciążeniowe i uznaniowe nie są wystawiane w KSeF ani do niego przesyłane, podobnie jak faktury proforma czy dowody wewnętrzne. Przykład zastosowania to odsetki naliczane kontrahentowi za spóźnioną płatność, opisane w tekście o odsetkach w transakcjach handlowych.

Faktoring a korekty faktur

W faktoringu każda korekta ma znaczenie, bo firma faktoringowa finansuje konkretną wierzytelność z konkretnej faktury. Faktura korygująca zmniejszająca kwotę (np. po rabacie lub zwrocie towaru) zmniejsza też wierzytelność, którą faktor sfinansował. Korekta formalna, np. adresu, kwot nie zmienia, ale nadal tworzy w KSeF nowy dokument powiązany z fakturą pierwotną.

Dla firm korzystających z faktoringu zniesienie noty korygującej oznacza więcej porządku. Wszystkie zmiany faktury są w KSeF i mają numer, więc historia wierzytelności jest pełna. Przy podpisywaniu umowy warto sprawdzić, jak faktor chce być informowany o korektach. Oferty firm faktoringowych porównuje ranking faktoringu, a koszt finansowania konkretnej faktury można policzyć w kalkulatorze faktoringu.

Na co zwrócić uwagę