KSeF od 1 stycznia 2027 - obowiązek dla najmniejszych firm i kary

Od 1 stycznia 2027 r. KSeF staje się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, także dla najmniejszych firm, które w 2026 r. mogły wystawiać faktury poza systemem, bo ich sprzedaż na fakturach nie przekraczała 10 000 zł brutto miesięcznie. Od tego samego dnia przy przelewach między czynnymi podatnikami VAT trzeba podawać numer KSeF faktury. Kary pieniężne według obowiązującej ustawy startują 1 stycznia 2027 r., ale Rząd chce je przesunąć na 1 stycznia 2028 r. Projekt nowelizacji (druk sejmowy nr 3245) przeszedł 21 października 2026 r. pierwsze czytanie w Sejmie, ale nie został jeszcze uchwalony (stan na 29 października 2026 r.).

KSeF od kiedy - harmonogram wdrożenia

Krajowy System e-Faktur wchodził etapami i ostatni etap przypada na 1 stycznia 2027 r. Pierwsza data to 1 lutego 2026 r.: od tego dnia system KSeF 2.0 działa produkcyjnie, faktury w nim muszą wystawiać firmy, których sprzedaż w 2024 r. (z VAT) przekroczyła 200 mln zł, a wszyscy podatnicy muszą odbierać faktury przez KSeF. Druga data to 1 kwietnia 2026 r., kiedy obowiązek wystawiania objął pozostałych przedsiębiorców.

Dla części firm ustawodawca przewidział okres przejściowy do 31 grudnia 2026 r. Dotyczy on podatników z niewielką sprzedażą fakturową oraz faktur z kas rejestrujących. Z końcem 2026 r. oba wyjątki wygasają, dlatego Ministerstwo Finansów opisuje 1 stycznia 2027 r. jako dzień, od którego KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich.

Kogo dotyczy obowiązek od 1 stycznia 2027 r.

Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obejmuje przede wszystkim firmy, które w 2026 r. korzystały z wyjątku dla niewielkiej sprzedaży fakturowej. Art. 145m ustawy o VAT pozwala do końca 2026 r. wystawiać faktury elektroniczne (np. PDF) lub papierowe, jeśli łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Kto ten próg przekroczył, traci prawo do faktur poza KSeF od faktury, którą go przekroczył, i to na stałe, także w miesiącach z niższą sprzedażą.

Do limitu wlicza się tylko faktury, które obowiązkowo trzeba wystawić w KSeF. Faktur dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) się nie liczy, bo te w ogóle nie muszą przechodzić przez system. Drugą grupą są firmy wystawiające faktury z kas rejestrujących oraz paragony z NIP uznawane za faktury uproszczone. Ten wyjątek z art. 145n również kończy się 31 grudnia 2026 r.

• Mikrofirmy B2B - np. usługodawca, który kilka razy w miesiącu fakturuje firmy na niewielkie kwoty i do tej pory robił to w PDF.
• Podatnicy zwolnieni z VAT - zwolnienie podmiotowe nie wyłącza obowiązku KSeF; wyłączeni są tylko podatnicy z procedury SME (art. 113a). Szerzej o tym w tekście o limicie zwolnienia z VAT w 2027 r..
• Handel i usługi z kasą fiskalną - faktury z kasy dla firm trzeba będzie wystawiać w KSeF.

Poza obowiązkiem pozostają m.in. faktury dla osób prywatnych (można je wystawić w KSeF dobrowolnie), faktury podatników bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce oraz czynności wskazane w rozporządzeniu, np. bilety jednorazowe czy przejazdy płatnymi autostradami dokumentowane fakturami o węższym zakresie danych.

Kary KSeF - co mówi ustawa, a co zapowiada MF

Stan prawny na 29 października 2026 r. jest taki: kary z art. 106ni ustawy o VAT wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r. Wynika to z art. 23 pkt 4 ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o VAT (w brzmieniu po zmianach z 2025 r.), a tekst jednolity ustawy o VAT z września 2026 r. oznacza przepisy o karze przypisem „wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2027 r.”. Tak samo pisze Ministerstwo Finansów na ksef.podatki.gov.pl: zgodnie z obecnymi przepisami kary będą nakładane za naruszenia od 1 stycznia 2027 r., a za 2026 r. sankcji nie będzie.

Skąd więc nagłówki o karach od 2028 r.? We wrześniu 2026 r. resort finansów ogłosił na gov.pl, że wydłuża okres odroczenia kar za błędy w KSeF do 31 grudnia 2027 r. W tym samym komunikacie MF zaznaczyło, że zmiana wymaga nowelizacji ustawy i że rozpoczyna prace nad projektem. 20 października 2026 r. Rada Ministrów przyjęła projekt, który to przesunięcie wprowadza, i tego samego dnia trafił on do Sejmu jako druk nr 3245. Pierwsze czytanie odbyło się 21 października, a projekt trafił do Komisji Finansów Publicznych. Przed nim jeszcze drugie i trzecie czytanie, Senat i podpis prezydenta. Nowelizacja ma wejść w życie 31 grudnia 2026 r. Jeśli nie zdąży, kary zaczną obowiązywać 1 stycznia 2027 r., zgodnie z obecnymi przepisami.

Obie informacje są więc prawdziwe, ale mają inną wagę. Ustawa obowiązuje dziś, zapowiedź MF stanie się prawem dopiero po uchwaleniu nowelizacji i ogłoszeniu jej w Dzienniku Ustaw. Rozsądne podejście to przygotowanie firmy tak, jakby kary miały ruszyć w styczniu 2027 r., i traktowanie ewentualnego odroczenia jako dodatkowego zapasu czasu.

Jedno jest pewne niezależnie od losu projektu: odroczenie kar nie przesuwa obowiązku. MF wprost zapowiada, że w 2027 r. KAS będzie najpierw przypominać o obowiązkach, ale też reagować na faktury wystawiane poza KSeF i sprawdzać, czy nie prowadzą do nierzetelnego rozliczania VAT.

Ile wynosi kara i jak urząd ją wymierza

Kara za niewystawienie faktury w KSeF wynosi do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza systemem, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności ogółem. Nakłada ją naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji. Ta sama kara grozi, gdy podatnik w czasie awarii lub w trybie offline wystawi fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem albo nie prześle jej do KSeF w wymaganym terminie. Karę płaci się bez wezwania w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji.

Słowo „do” ma tu znaczenie. To górna granica, a nie stała stawka. Do kary stosuje się dział IVA Kodeksu postępowania administracyjnego, w tym art. 189d, więc urząd bierze pod uwagę m.in. wagę i okoliczności naruszenia, wcześniejsze naruszenia, działania podjęte dobrowolnie i uzyskaną korzyść. MF w odpowiedzi na interpelację nr 17163 (czerwiec 2026 r.) przypomniało też, że przy sile wyższej organ może od kary odstąpić. Za samo niedopełnienie obowiązku wystawienia faktury w KSeF nie wszczyna się postępowania karnoskarbowego (art. 106ni ust. 4).

Przy problemach z internetem firma może skorzystać z trybu offline24: wystawia fakturę według wzoru FA(3) i przesyła ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Szczegóły opisaliśmy w artykule o trybie offline w KSeF.

Numer KSeF w przelewach od 2027 r.

Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci przelewem za fakturę ustrukturyzowaną innemu czynnemu podatnikowi, musi podać w tytule płatności numer KSeF faktury. Wynika to z art. 108g ustawy o VAT, a przepis przejściowy wskazuje, że stosuje się go do płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 r. Liczy się więc data zapłaty, a nie data wystawienia faktury.

• Jedna faktura - w tytule przelewu podaje się numer KSeF tej faktury.
• Kilka faktur - podaje się identyfikator zbiorczy (35 znaków) wygenerowany w KSeF, w Aplikacji Podatnika albo w programie księgowym połączonym z API.
• Split payment - w komunikacie przelewu MPP również podaje się numer KSeF; przy kilku fakturach identyfikator zbiorczy zastępuje wpisywanie okresu.
• Polecenie zapłaty - obowiązek ma wystawca faktury.
• Płatność za kogoś - obowiązek dotyczy też innego podatnika, który płaci za fakturę wystawioną na nabywcę.

Status odbiorcy jako czynnego podatnika VAT ustala się według wykazu podatników VAT na dzień płatności, czyli tej samej bazy, którą sprawdza się przy białej liście. Obowiązek nie dotyczy faktur z trybu offline, które nie trafiły do KSeF z powodu ogłoszonej awarii. Podmiot zagraniczny płacący polskiej firmie nie musi podawać numeru KSeF.

Jak przygotować firmę do KSeF przed styczniem

Najprostsze przygotowanie zajmuje jedno popołudnie i polega na uruchomieniu dostępu do systemu przed pierwszą fakturą. Firmy, które w 2026 r. fakturowały w PDF, mają dwie drogi: bezpłatne narzędzia MF (Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, aplikacja mobilna KSeF, e-mikrofirma) albo program do fakturowania zintegrowany z API KSeF 2.0.

• Logowanie - uwierzytelnienie m.in. profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną.
• Uprawnienia - nadanie dostępu biuru rachunkowemu lub pracownikom w Aplikacji Podatnika (zakładka Uprawnienia).
• Faktura próbna - przećwiczenie wystawienia i korekty przed styczniem. Faktury w KSeF nie da się edytować ani usunąć, błąd poprawia się wyłącznie fakturą korygującą. Jak to zrobić, opisujemy w tekście o korekcie faktury w KSeF.
• Certyfikat KSeF - potrzebny do trybu offline24 (drugi kod QR „CERTYFIKAT”).
• Przelewy - ustalenie z bankiem lub księgowością, jak będzie wpisywany numer KSeF w tytule płatności.
• Dane kontrahentów - weryfikacja NIP i statusu VAT stałych klientów.

Warto pamiętać, czym różni się faktura w KSeF od zwykłego PDF. To plik XML według struktury FA(3), który system przyjmuje, nadaje mu numer i zwraca w UPO. Datą otrzymania faktury przez nabywcę jest data nadania numeru KSeF. Więcej o samym dokumencie piszemy w artykule faktura ustrukturyzowana.

KSeF a faktoring i finansowanie faktur

Dla firm korzystających z faktoringu KSeF porządkuje przede wszystkim obieg dokumentów. Każda faktura ma unikalny numer nadany przez system, a nabywca otrzymuje ją w KSeF, więc data i treść dokumentu są jednoznaczne. Faktury przechowywane są w systemie przez 10 lat od końca roku wystawienia, co ułatwia odtworzenie historii współpracy z odbiorcą.

Firma, która od stycznia wystawia wszystkie faktury B2B w KSeF, ma komplet ustrukturyzowanych danych o swoich należnościach. To dobry moment, by sprawdzić, czy długie terminy płatności nie blokują płynności. Faktoring zamienia fakturę z odroczonym terminem na gotówkę od razu: w eFaktoringu NFG prowizja w faktoringu jawnym startuje od 2,49% za 30 dni (październik 2026 r.), czyli przy fakturze na 20 000 zł brutto od 498 zł. Po pierwszych trzech miesiącach dochodzi stała opłata 0,2% od przyznanego limitu. Aktualne oferty zebraliśmy w rankingu faktoringu, a koszt konkretnej faktury można policzyć w kalkulatorze faktoringu.

Przy cesji wierzytelności na faktorze warto ustalić z firmą faktoringową, jak będzie wyglądała informacja o rachunku do zapłaty i tytuł przelewu z numerem KSeF, tak aby odbiorca płacił prawidłowo od pierwszego stycznia.

Na co zwrócić uwagę