Ulga na złe długi w VAT, PIT i CIT - warunki, terminy i przykład

Ulga na złe długi pozwala firmie odzyskać podatek zapłacony od faktury, której klient nie uregulował w ciągu 90 dni od terminu płatności. W VAT wierzyciel zmniejsza podatek należny (art. 89a ustawy o VAT), a w PIT i CIT obniża podstawę opodatkowania o niezapłaconą kwotę (art. 26i ustawy o PIT, art. 18f ustawy o CIT). Na fakturze 12 300 zł brutto oznacza to zwrot 2 300 zł VAT i, przy podatku liniowym 19%, 1 900 zł podatku dochodowego, czyli łącznie 4 200 zł.

Ulga na złe długi - co to jest?

Ulga na złe długi to mechanizm, który pozwala wierzycielowi skorygować podatek od sprzedaży, za którą nie otrzymał zapłaty, i przenosi obowiązek korekty na dłużnika. Działa w dwóch podatkach niezależnie: w VAT oraz w podatku dochodowym (PIT lub CIT).

Punkt wyjścia jest ten sam: firma wystawia fakturę, wykazuje VAT należny i przychód, płaci podatki, a klient nie płaci. Bez ulgi firma finansowałaby budżet z własnych środków. Ulga odwraca ten efekt po upływie 90 dni od terminu płatności, bez konieczności uzyskania wyroku.

Podstawa prawna: co mówią przepisy o uldze na złe długi?

Podstawę prawną ulgi na złe długi tworzą przepisy trzech ustaw podatkowych, które posługują się tym samym progiem 90 dni, ale różnią się warunkami i terminami. Pojęcie transakcji handlowej i świadczenia pieniężnego w PIT i CIT pochodzi z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Po ludzku: w VAT ulga działa „faktura po fakturze” w miesięcznym lub kwartalnym JPK, a w podatku dochodowym w rozliczeniu rocznym, przy czym przedsiębiorca na PIT może ją uwzględnić wcześniej, w zaliczkach. Warunki w VAT są dziś łagodniejsze niż w podatku dochodowym: nie trzeba badać, czy dłużnik jest w upadłości lub likwidacji, a limit czasu jest dłuższy (3 lata zamiast 2).

W praktyce urzędy skarbowe przy weryfikacji ulgi sprawdzają przede wszystkim termin płatności z umowy lub faktury i to, czy do dnia złożenia deklaracji wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta. Dlatego podstawą jest porządna dokumentacja: umowa, faktura, wyciągi bankowe i potwierdzenie braku cesji.

Ulga na złe długi w VAT - warunki

Ulga na złe długi w VAT pozwala wierzycielowi skorygować podstawę opodatkowania i podatek należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju, gdy nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona (art. 89a ust. 1 ustawy o VAT). Korekta może dotyczyć całej kwoty albo tylko niezapłaconej części.

• 90 dni: wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze (art. 89a ust. 1a).
• Status wierzyciela: na dzień poprzedzający złożenie deklaracji z korektą wierzyciel jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny (art. 89a ust. 2 pkt 3 lit. a).
• Termin: od daty wystawienia faktury nie upłynęły 3 lata, licząc od końca roku, w którym ją wystawiono (art. 89a ust. 2 pkt 5).
• Brak zapłaty do dnia deklaracji: do dnia złożenia deklaracji za dany okres wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta (art. 89a ust. 3).
• Nabywca niebędący czynnym podatnikiem VAT: korekta jest możliwa, jeśli wierzytelność potwierdzono prawomocnym orzeczeniem i skierowano do egzekucji, wpisano do krajowego rejestru długów albo wobec dłużnika ogłoszono upadłość konsumencką (art. 89a ust. 2a).

Korektę robi się w rozliczeniu za okres, w którym nieściągalność uznaje się za uprawdopodobnioną, czyli za okres, w którym minął 90. dzień od terminu płatności (art. 89a ust. 3). Wierzyciel informuje o korekcie naczelnika urzędu skarbowego w deklaracji, w której jej dokonuje (art. 89a ust. 5). Nie trzeba zawiadamiać dłużnika.

Jak wykazać ulgę na złe długi w JPK_V7?

Ulgę na złe długi w VAT wykazuje się w pliku JPK_V7M lub JPK_V7K za okres, w którym minął 90. dzień od terminu płatności. Zgodnie z broszurą Ministerstwa Finansów dotyczącą JPK_VAT z deklaracją korekty z art. 89a ust. 1 ujmuje się w ewidencji pojedynczo, dla każdej faktury.

• w ewidencji sprzedaży dla całego dokumentu zaznacza się pole KorektaPodstawyOpodt wartością „1”;
• podaje się datę upływu terminu płatności w polu TerminPlatnosci;
• korektę podstawy opodatkowania i podatku należnego wykazuje się ze znakiem minus, z podziałem na stawki;
• w części deklaracyjnej zbiorczą wartość korekty wykazuje się ze znakiem minus w polach P_68 (podstawa) i P_69 (podatek).

Deklarację za okres miesięczny składa się do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu (art. 99 ust. 1 ustawy o VAT). Sama korekta nie wymaga wystawiania faktury korygującej, bo transakcja się nie zmieniła; zmienia się tylko rozliczenie podatku.

Ulga na złe długi w PIT i CIT

Ulga na złe długi w podatku dochodowym pozwala zmniejszyć podstawę obliczenia podatku o zaliczoną do przychodów należnych wartość niezapłaconej wierzytelności (art. 26i ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT, art. 18f ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT). Dotyczy świadczeń pieniężnych z transakcji handlowych w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom, czyli sprzedaży między firmami.

Zmniejszenia dokonuje się w zeznaniu za rok, w którym upłynęło 90 dni od terminu zapłaty. Okres 90 dni liczy się od pierwszego dnia następującego po terminie płatności (art. 26i ust. 11 i art. 18f ust. 11). Warunki, które muszą być spełnione łącznie (art. 26i ust. 10, art. 18f ust. 10):

• dłużnik na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego złożenie zeznania nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego ani likwidacji;
• od daty wystawienia faktury lub zawarcia umowy nie upłynęły 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego (przy różnych latach liczy się od końca roku późniejszej z tych czynności);
• transakcja jest zawarta w ramach działalności wierzyciela i dłużnika, z których dochody podlegają opodatkowaniu w Polsce;
• strony nie są podmiotami powiązanymi (art. 26i ust. 18, art. 18f ust. 18);
• wierzytelność nie została wcześniej zaliczona do kosztów, np. przez odpis aktualizujący lub rezerwę (art. 26i ust. 13).

Przedsiębiorca rozliczający PIT może skorzystać z ulgi szybciej, bo już przy zaliczkach: dochód będący podstawą zaliczki zmniejsza się począwszy od okresu, w którym upłynęło 90 dni od terminu zapłaty (art. 44 ust. 17 ustawy o PIT). Jeśli podstawa obliczenia podatku jest niższa niż kwota ulgi, nieodliczoną część odlicza się w kolejnych latach, nie dłużej niż przez 3 lata (art. 26i ust. 3), a przy stracie ulga zwiększa jej kwotę (art. 26i ust. 2). Zasady dla podatników na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych reguluje odrębna ustawa. Wybór formy opodatkowania wpływa na wartość ulgi, co omawia artykuł skala, liniowy czy ryczałt.

Obowiązki dłużnika: korekta VAT i kosztów

Dłużnik, który nie zapłacił faktury w ciągu 90 dni od terminu płatności, jest obowiązany skorygować odliczony VAT w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień (art. 89b ust. 1 ustawy o VAT). Obowiązek nie powstaje, jeśli dłużnik ureguluje należność najpóźniej w ostatnim dniu tego okresu rozliczeniowego (art. 89b ust. 1a). Po zapłacie dłużnik może ponownie zwiększyć VAT naliczony w okresie zapłaty (art. 89b ust. 4).

W podatku dochodowym dłużnik zwiększa podstawę obliczenia podatku o zaliczoną do kosztów wartość niezapłaconego zobowiązania (art. 26i ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT, art. 18f ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT). Po zapłacie zmniejsza podstawę w zeznaniu za rok, w którym uregulował zobowiązanie.

Obowiązek dłużnika w VAT działa niezależnie od tego, czy wierzyciel skorzystał z ulgi. Dla firmy, która sama płaci z opóźnieniem, to realny koszt płynności: po 90 dniach zwrot odliczonego VAT do urzędu skarbowego.

Przykład Finavi: faktura 12 300 zł i 120 dni kredytowania podatku

Autorskie wyliczenie Finavi pokazuje, jak długo firma finansuje podatek od niezapłaconej faktury i ile odzyskuje dzięki uldze. Założenia: faktura z 17.01.2026 r. na 12 300 zł brutto (10 000 zł netto, VAT 23%, 2 300 zł), termin płatności 31.01.2026 r., klient nie płaci. Wierzyciel jest czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się miesięcznie i płaci podatek liniowy 19% zaliczkami miesięcznymi. Dłużnik nie jest w upadłości ani likwidacji.

Wniosek z wyliczenia: ulga zwraca firmie 4 200 zł z 12 300 zł, czyli 34% wartości faktury, ale dopiero po około 4 miesiącach. Rzeczywista strata na niezapłaconej fakturze zmniejsza się do 8 100 zł (12 300 zł - 4 200 zł). Ulga nie zastępuje dochodzenia należności: wierzytelność nadal istnieje i warto ją egzekwować, zaczynając od formalnego wezwania do zapłaty.

Ulga na złe długi w praktyce: trzy przykłady firm

Trzy przykłady Finavi pokazują, ile ulga zwraca firmom o różnej formie opodatkowania. We wszystkich przypadkach faktura jest objęta stawką VAT 23%, wierzyciel jest czynnym podatnikiem VAT, a warunki ulgi są spełnione. Założenia opisano w Metodologii.

Przykład 1: JDG usługowa na skali podatkowej

Programistka rozliczająca się według skali podatkowej wystawia fakturę na 6 000 zł netto (7 380 zł brutto). Klient nie płaci. Po 90 dniach koryguje 1 380 zł VAT w JPK_V7, a w podatku dochodowym zmniejsza podstawę o 6 000 zł. Przy dochodzie mieszczącym się w pierwszym progu skali (12%, art. 27 ust. 1 ustawy o PIT) oznacza to 720 zł mniej podatku. Łącznie ulga zwraca 2 100 zł, czyli 28% wartości faktury.

Przykład 2: firma transportowa z częściową zapłatą

Przewoźnik na podatku liniowym wystawia fakturę na 20 000 zł netto (24 600 zł brutto). Klient płaci połowę w terminie, a drugiej połowy nie płaci. Ulga obejmuje tylko niezapłaconą część (art. 89a ust. 1 zdanie drugie, art. 26i ust. 17): 2 300 zł VAT i podstawa podatku mniejsza o 10 000 zł, co przy stawce 19% daje 1 900 zł. W praktyce przy częściowych wpłatach warto prowadzić rozliczenie każdej faktury osobno, bo korekty dotyczą konkretnej niezapłaconej kwoty.

Przykład 3: hurtownia w formie spółki z o.o.

Hurtownia wystawia fakturę na 100 000 zł netto (123 000 zł brutto) dla odbiorcy, który przestaje płacić. Po 90 dniach spółka koryguje 23 000 zł VAT, a w zeznaniu CIT za rok, w którym minęło 90 dni, zmniejsza podstawę opodatkowania o 100 000 zł, co przy stawce 19% oznacza 19 000 zł podatku mniej. Warunek: na ostatni dzień miesiąca przed złożeniem zeznania odbiorca nie jest w restrukturyzacji, upadłości ani likwidacji. Jeśli w tym czasie odbiorca złoży wniosek restrukturyzacyjny i postępowanie zostanie otwarte, ulga w CIT nie przysługuje, choć w VAT nadal tak.

Wniosek: im wyższa stawka podatku dochodowego i wyższa wartość faktury, tym większa kwota ulgi. W żadnym z przykładów ulga nie pokrywa jednak więcej niż około jednej trzeciej straty, a pozostała część nadal wymaga dochodzenia od dłużnika.

Co jeśli klient zapłaci po skorzystaniu z ulgi?

Jeśli po skorzystaniu z ulgi należność zostanie uregulowana lub zbyta, wierzyciel musi odwrócić korektę. W VAT zwiększa podstawę opodatkowania i podatek należny w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał zapłatę lub zbył wierzytelność; przy częściowej zapłacie zwiększenie dotyczy tylko tej części (art. 89a ust. 4).

W PIT i CIT wierzyciel zwiększa podstawę obliczenia podatku (lub zmniejsza stratę) w zeznaniu za rok, w którym wierzytelność została uregulowana lub zbyta (art. 26i ust. 7, art. 18f ust. 7). Rozwiązanie jest więc neutralne dla budżetu: podatek wraca dokładnie wtedy, gdy wracają pieniądze od klienta.

Warto pamiętać o dokumentacji. Przy korekcie przydaje się potwierdzenie terminu płatności (umowa lub faktura), potwierdzenie braku wpłaty na dzień złożenia deklaracji oraz dowody działań windykacyjnych, jeśli nabywca nie jest czynnym podatnikiem VAT.

Najczęstsze błędy przy uldze na złe długi

Najczęstsze błędy przy uldze na złe długi dotyczą liczenia terminów, zbycia wierzytelności i braku korekty po zapłacie.

• Liczenie 90 dni od daty wystawienia faktury: termin biegnie od dnia następującego po terminie płatności, a nie od wystawienia faktury.
• Korekta w złym okresie: VAT koryguje się za okres, w którym minął 90. dzień; korekta „na zapas” wcześniej jest nieprawidłowa.
• Ulga po cesji lub sprzedaży faktury: zbycie wierzytelności w jakiejkolwiek formie wyklucza ulgę.
• Brak zwiększenia po zapłacie: gdy klient zapłaci, trzeba zwiększyć VAT należny i podstawę PIT lub CIT w okresie zapłaty.
• Pominięcie statusu dłużnika w PIT i CIT: restrukturyzacja, upadłość lub likwidacja dłużnika blokuje ulgę w podatku dochodowym.
• Podwójne ujęcie w kosztach: wierzytelność odliczona w ramach ulgi nie może być kosztem na innej podstawie, np. przez odpis aktualizujący (art. 26i ust. 12 i 13).
• Przegapienie limitu: 2 lata w podatku dochodowym mijają szybciej niż 3 lata w VAT.

Lista kontrolna: ulga na złe długi krok po kroku

• 1. Ustalić termin płatności z umowy lub faktury i policzyć 90. dzień od dnia następującego po terminie.
• 2. Sprawdzić, czy do dnia złożenia deklaracji faktura nie została zapłacona ani zbyta (także częściowo).
• 3. Potwierdzić status czynnego podatnika VAT oraz, dla podatku dochodowego, status dłużnika w rejestrach (KRS, Krajowy Rejestr Zadłużonych).
• 4. Sprawdzić limity: 3 lata w VAT i 2 lata w PIT lub CIT od końca roku wystawienia faktury.
• 5. Wykazać korektę w JPK_V7 za okres 90. dnia (KorektaPodstawyOpodt, TerminPlatnosci, P_68 i P_69).
• 6. W PIT zmniejszyć dochód przy zaliczce za okres, w którym minął 90. dzień; w CIT ująć ulgę w zeznaniu rocznym.
• 7. Kontynuować dochodzenie należności: wezwanie do zapłaty, rejestr dłużników, pozew.
• 8. Po zapłacie lub zbyciu wierzytelności zwiększyć VAT należny i podstawę podatku w okresie zapłaty.

Jak ulga na złe długi wpływa na płynność i finansowanie firmy?

Ulga na złe długi poprawia płynność tylko częściowo i z opóźnieniem: firma najpierw płaci podatek od sprzedaży, a odzyskuje go po około 4 miesiącach, i to wyłącznie w części odpowiadającej VAT i podatkowi dochodowemu. Należność główna nadal pozostaje po stronie klienta.

W praktyce księgowi zwracają uwagę, że ulga ma charakter odroczony, a jej wartość zależy od formy opodatkowania: przy skali podatkowej w pierwszym progu zwrot podatku dochodowego jest niższy niż przy podatku liniowym czy CIT 19%. Dla firmy z dużą liczbą przeterminowanych faktur ulga łagodzi skutki, ale nie rozwiązuje problemu finansowania bieżącej działalności.

Ulga na złe długi czy faktoring?

Ulga na złe długi i faktoring rozwiązują różne problemy. Ulga zwraca część podatku po 90 dniach od terminu płatności, gdy klient nie zapłacił. Faktoring to finansowanie, w którym firma przekazuje fakturę faktorowi i otrzymuje większość jej wartości przed terminem płatności.

Oba rozwiązania wykluczają się dla tej samej faktury. Warunkiem ulgi jest to, by wierzytelność nie została „zbyta w jakiejkolwiek formie”, a w faktoringu wierzytelność przechodzi na faktora. Z kolei zbycie wierzytelności po skorzystaniu z ulgi oznacza obowiązek odwrócenia korekty (art. 89a ust. 4).

Przy faktoringu bez regresu ryzyko niewypłacalności odbiorcy w uzgodnionym zakresie przejmuje faktor, więc firma nie musi czekać 90 dni na ulgę ani ponosić pełnej straty. Szczegóły opisuje artykuł faktoring - co to jest i jak działa.

Porównaj oferty faktoringu

Ulga na złe długi

Korekta podatku przez wierzyciela po 90 dniach od terminu płatności niezapłaconej faktury (VAT, PIT, CIT).

Uprawdopodobnienie nieściągalności

Stan, w którym wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta w ciągu 90 dni od terminu płatności (art. 89a ust. 1a ustawy o VAT).

Zbycie wierzytelności

Przeniesienie wierzytelności na inny podmiot, np. przez cesję lub w faktoringu; wyklucza ulgę.

Transakcja handlowa

Odpłatna dostawa towaru lub usługa między przedsiębiorcami w związku z działalnością; tylko jej dotyczy ulga w PIT i CIT.

Podmioty powiązane

Podmioty powiązane kapitałowo lub osobowo w rozumieniu ustaw o PIT i CIT; między nimi ulga w podatku dochodowym nie przysługuje.