Mechanizm podzielonej płatności (split payment) - kiedy obowiązkowy

Mechanizm podzielonej płatności (MPP, split payment) to sposób zapłaty faktury, w którym bank rozdziela jeden przelew na dwie części: kwota netto trafia na zwykły rachunek firmowy sprzedawcy, a kwota VAT na jego osobny rachunek VAT. MPP jest obowiązkowy, gdy faktura między podatnikami VAT ma wartość brutto powyżej 15 000 zł i obejmuje choćby jedną pozycję z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, np. usługi budowlane, paliwa, stal czy smartfony. W pozostałych przypadkach nabywca może z MPP skorzystać dobrowolnie.

Co to jest mechanizm podzielonej płatności?

Mechanizm podzielonej płatności to specjalna forma przelewu za fakturę, w której nabywca wskazuje osobno kwotę brutto i kwotę VAT, a bank sam kieruje VAT na rachunek VAT sprzedawcy. Pozostała część, odpowiadająca wartości netto, wpływa na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, z którego firma może korzystać bez ograniczeń.

Obowiązkowy MPP dla wybranych transakcji obowiązuje od 1 listopada 2019 r., a w pozostałych przypadkach mechanizm można stosować dobrowolnie. Jego celem jest ograniczenie wyłudzeń VAT: pieniądze odpowiadające podatkowi trafiają na rachunek, z którego można je wydać głównie na rozliczenia publicznoprawne i VAT z faktur dostawców.

Najważniejsze zasady ogólne:

• MPP stosuje się wyłącznie do płatności przelewem w złotych na rzecz podatników VAT,
• przelew w MPP nie może trafić na rachunek osobisty (ROR), tylko na firmowy rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w SKOK,
• MPP nie dotyczy konsumentów, faktur bez kwoty VAT (np. od sprzedawców zwolnionych z VAT) ani rozliczeń przez potrącenie,
• decyzję o podzieleniu płatności podejmuje nabywca, a przy transakcjach obowiązkowych ma on taki obowiązek.

Split payment kiedy obowiązkowy - 15 000 zł i załącznik 15

MPP jest obowiązkowy, gdy faktura spełnia łącznie trzy warunki: należność ogółem (wartość brutto całej faktury) przekracza 15 000 zł, co najmniej jedna pozycja dotyczy towarów lub usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, a sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT. Faktura na dokładnie 15 000 zł brutto lub mniej nie jest objęta obowiązkiem.

Załącznik nr 15 obejmuje tzw. towary i usługi wrażliwe. Według Ministerstwa Finansów obowiązkowy MPP dotyczy w szczególności płatności za:

Przy fakturze "mieszanej" obowiązek dotyczy tylko kwoty przypadającej na pozycje z załącznika nr 15, ale liczy się wartość brutto całej faktury. Przykład: faktura na 18 000 zł brutto, w której tylko jedna pozycja to smartfon, wymaga zapłaty w MPP co najmniej za tę pozycję. Resztę można zapłacić zwykłym przelewem lub również w MPP.

Sprzedawca, który wystawia fakturę objętą obowiązkiem, musi umieścić na niej adnotację "mechanizm podzielonej płatności". Nabywca musi zapłacić w MPP także wtedy, gdy adnotacji zabrakło, a warunki obowiązku są spełnione. Za takie faktury nie można płacić kartą płatniczą ani gotówką, tylko przelewem.

Jak zapłacić w MPP - komunikat przelewu

Płatność w MPP realizuje się jednym przelewem na zwykły rachunek firmowy dostawcy, wybierając w bankowości elektronicznej specjalny formularz, czyli komunikat przelewu. Nie trzeba znać numeru rachunku VAT kontrahenta, bo podział wykonuje bank.

W komunikacie przelewu podaje się:

• kwotę VAT (całą lub część),
• kwotę brutto (całą lub część),
• numer faktury, a przy fakturze ustrukturyzowanej numer identyfikujący ją w Krajowym Systemie e-Faktur,
• NIP dostawcy.

W praktyce banki udostępniają komunikat MPP jako osobny typ przelewu w bankowości elektronicznej firmy. Nie jest on dostępny na rachunkach osobistych.

Przy zaliczce wpłacanej przed wystawieniem faktury w miejscu numeru faktury wpisuje się słowo "zaliczka". Jednym komunikatem można zapłacić kilka faktur od jednego dostawcy z okresu nie krótszego niż 1 dzień i nie dłuższego niż 1 miesiąc. Przy fakturach spoza KSeF zamiast numeru faktury wpisuje się okres, za który następuje płatność, a przy fakturach ustrukturyzowanych identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF.

Przelew w MPP nie dojdzie, jeśli sprzedawca podał na fakturze rachunek osobisty zamiast firmowego. Wtedy pieniądze wracają na rachunek płacącego. Przed zapłatą warto sprawdzić, czy rachunek kontrahenta figuruje na białej liście podatników VAT, co opisuje artykuł sprawdzenie firmy po NIP.

Rachunek VAT w firmie - na co można wydać środki

Rachunek VAT to dodatkowy rachunek, który bank lub SKOK otwiera automatycznie do firmowych rachunków rozliczeniowych, bez dodatkowych opłat. Domyślnie do wszystkich rachunków rozliczeniowych w jednym banku prowadzony jest jeden rachunek VAT, a na wniosek bank może otworzyć ich więcej. Środki na rachunku VAT cały czas należą do przedsiębiorcy, ale ich wykorzystanie jest ograniczone.

Pieniądze z rachunku VAT można przeznaczyć m.in. na:

• zapłatę VAT z faktur od dostawców w MPP,
• VAT należny do urzędu skarbowego, odsetki i dodatkowe zobowiązanie w VAT, VAT z importu,
• PIT i CIT, w tym zaliczki, oraz odsetki od tych podatków,
• akcyzę i należności celne,
• składki ZUS i KRUS,
• niektóre inne daniny, np. podatek od sprzedaży detalicznej czy podatek tonażowy.

Przy przelewie podatkowym VAT do urzędu skarbowego bank zawsze najpierw pobiera środki z rachunku VAT, a brakującą część dobiera z rachunku rozliczeniowego. Zapłaty VAT do urzędu nie realizuje się komunikatem MPP, tylko zwykłym przelewem podatkowym z symbolem formularza.

W praktyce opłacanie z rachunku VAT także zaliczek na podatek dochodowy i składek ZUS zwalnia gotówkę na rachunku rozliczeniowym na koszty operacyjne.

Środki na rachunku VAT są co do zasady wolne od egzekucji sądowej i administracyjnej, z wyjątkiem należności, które można z tego rachunku opłacać.

Jak uwolnić środki z rachunku VAT

Uwolnienie środków z rachunku VAT to przekazanie ich na zwykły rachunek rozliczeniowy na podstawie zgody naczelnika urzędu skarbowego. Przedsiębiorca składa bezpłatny wniosek i sam wskazuje kwotę, a urząd ma na rozpatrzenie 60 dni.

Naczelnik urzędu skarbowego może odmówić tylko wtedy, gdy:

• firma ma zaległości podatkowe (do wysokości zaległości z odsetkami),
• zachodzi uzasadniona obawa, że zobowiązania podatkowe nie zostaną wykonane.

Zgoda ma formę postanowienia, a bank po otrzymaniu informacji o nim niezwłocznie przelewa środki. Na postanowienie przysługuje zażalenie w terminie 7 dni, a na decyzję odmowną odwołanie w terminie 14 dni. Złożenie wniosku nie blokuje rachunku VAT, więc w czasie oczekiwania można nadal płacić z niego podatki i faktury w MPP.

W praktyce wniosek o uwolnienie środków warto złożyć z wyprzedzeniem, gdy wiadomo, że nadwyżka na rachunku VAT utrzyma się przez kolejne miesiące, bo urząd ma na decyzję do 60 dni.

Warto znać też szybszą ścieżkę: nadwyżkę VAT naliczonego nad należnym można w JPK_VAT wskazać do zwrotu na rachunek VAT w przyspieszonym terminie 25 dni zamiast standardowych 60 dni. Tego terminu urząd nie może przedłużyć.

Sankcje za brak MPP dla sprzedawcy i nabywcy

Sankcja za niestosowanie obowiązkowego MPP to dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty VAT przypadającej na towary lub usługi z załącznika nr 15. Dotyczy ona zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy, ale w różnych sytuacjach.

U przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność dodatkowego zobowiązania nie ustala się, jeśli za ten sam czyn odpowiadają oni na podstawie Kodeksu karnego skarbowego. Sprzedawca, który pominął adnotację, może wystawić fakturę korygującą.

Jest też skutek pośredni: nabywca towarów z załącznika nr 15 może odpowiadać solidarnie za niezapłacony VAT dostawcy, jeśli wiedział lub miał uzasadnione podstawy przypuszczać, że podatek nie zostanie wpłacony. Zapłata w MPP zwalnia z tej odpowiedzialności.

Korzyści z płacenia w MPP

Dobrowolne stosowanie MPP daje nabywcy kilka ochron przewidzianych w przepisach:

• Należyta staranność. Zapłata w MPP jest ważnym argumentem, że firma dochowała należytej staranności przy transakcji z nieuczciwym kontrahentem.
• Rachunek spoza białej listy. Zapłata w MPP faktury powyżej 15 000 zł na rachunek nieujęty w wykazie podatników VAT pozwala zaliczyć wydatek do kosztów i wyłącza odpowiedzialność solidarną.
• Brak podwyższonych odsetek. Do zaległości w VAT za okres, w którym co najmniej 95% podatku naliczonego wynika z faktur zapłaconych w MPP, nie stosuje się odsetek w wysokości 150%, o ile zaległość nie przekracza dwukrotności podatku naliczonego.
• Szybszy zwrot VAT. Zwrot na rachunek VAT w 25 dni.
• Obniżenie zobowiązania. Przy zapłacie VAT w całości z rachunku VAT przed terminem kwotę zobowiązania można obniżyć według wzoru S = Z x r x (n/360), gdzie r to stopa referencyjna NBP, a n liczba dni przed terminem.

Split payment w praktyce - usługi, handel, transport

To, czy i jak mocno MPP dotyczy firmy, zależy od branży i od tego, po której stronie transakcji firma jest. Finavi przygotowało trzy przykłady z praktyki.

Co wynika z przykładów

• Usługi spoza załącznika nr 15. Programista nie ma obowiązku stosowania MPP ani adnotacji. Musi jednak mieć rachunek firmowy z rachunkiem VAT, bo klient może zapłacić w MPP dobrowolnie. Środki, które wtedy wpłyną, wykorzysta na VAT, PIT i składki ZUS.
• Handel towarami wrażliwymi. Hurtownia elektroniki regularnie otrzymuje znaczną część wpływów na rachunek VAT. Jeśli kupuje towar od dostawców również w MPP, VAT z zakupów płaci z tego samego rachunku i nadwyżki zwykle nie powstają.
• Transport. Usługi transportowe nie są w załączniku nr 15, więc klienci zwykle płacą firmie zwykłym przelewem. Paliwo i części samochodowe są natomiast w załączniku, dlatego przy fakturach powyżej 15 000 zł firma musi płacić w MPP. Rachunek VAT bywa wtedy pusty, a bank pobiera VAT z rachunku rozliczeniowego.

Co mówią przepisy o mechanizmie podzielonej płatności

Mechanizm podzielonej płatności reguluje ustawa o podatku od towarów i usług, a zasady prowadzenia rachunku VAT ustawa Prawo bankowe. Najważniejsze przepisy:

MPP dobrowolny a obowiązkowy - porównanie

Aktualną listę towarów i usług z załącznika nr 15 najlepiej sprawdzać w tekście ustawy o VAT. Pozycje są w niej opisane nazwą i symbolem klasyfikacji PKWiU, dlatego przy wątpliwościach warto porównać symbol z faktury z wykazem albo skorzystać z Krajowej Informacji Skarbowej.

Najczęstsze błędy w MPP i lista kontrolna

Błędy w MPP rzadko wynikają ze złej woli. Najczęściej chodzi o źle odczytany próg lub brak kontroli pozycji na fakturze. Najczęstsze błędy:

• liczenie progu 15 000 zł od kwoty netto zamiast od wartości brutto całej faktury,
• pominięcie faktury "mieszanej", na której tylko jedna pozycja jest z załącznika nr 15,
• brak adnotacji "mechanizm podzielonej płatności" na fakturze sprzedawcy,
• rachunek osobisty (ROR) zamiast firmowego na fakturze, przez co przelew MPP wraca do nabywcy,
• zapłata kartą lub gotówką za fakturę objętą obowiązkiem,
• błędny numer faktury lub NIP w komunikacie przelewu, a przy fakturach z KSeF brak numeru KSeF,
• płacenie dostawcom VAT z rachunku rozliczeniowego, przez co na rachunku VAT niepotrzebnie rosną środki,
• brak wniosku o uwolnienie nadwyżki, gdy środki na rachunku VAT nie mają na co zostać wydane.

Lista kontrolna dla sprzedawcy

• 1. Sprawdzenie, czy sprzedawane towary lub usługi są w załączniku nr 15.
• 2. Sprawdzenie wartości brutto całej faktury (powyżej 15 000 zł).
• 3. Umieszczenie adnotacji "mechanizm podzielonej płatności".
• 4. Wskazanie na fakturze rachunku firmowego widniejącego na białej liście.
• 5. Comiesięczne planowanie wydatków z rachunku VAT (VAT, PIT, ZUS, dostawcy).

Lista kontrolna dla nabywcy

• 1. Weryfikacja kontrahenta i rachunku na białej liście przed zapłatą.
• 2. Ocena, czy faktura spełnia warunki obowiązkowego MPP, także gdy brak adnotacji.
• 3. Zapłata komunikatem MPP z poprawną kwotą VAT, numerem faktury (lub KSeF) i NIP.
• 4. Przy płatności zbiorczej: jeden dostawca i okres od 1 dnia do 1 miesiąca.
• 5. Archiwizacja potwierdzeń przelewów na wypadek kontroli.

Jak MPP wpływa na płynność i finansowanie firmy

Z perspektywy płynności MPP oznacza, że część wpływów od klientów trafia na rachunek, z którego nie da się zapłacić wynagrodzeń, czynszu czy rat. Przy stawce 23% jest to 23/123, czyli 18,7% każdej wpłaty brutto.

Przykład Finavi. Firma budowlana wystawia fakturę za usługę budowlaną: 20 000 zł netto + 4600 zł VAT (23%) = 24 600 zł brutto. Kwota przekracza 15 000 zł, a usługa jest w załączniku nr 15, więc klient płaci w MPP.

Załóżmy dalej, że firma kupuje w tym miesiącu materiały za 80 000 zł netto i płaci dostawcom w MPP 18 400 zł VAT z rachunku VAT. Do urzędu skarbowego zostaje 46 000 zł - 18 400 zł = 27 600 zł VAT należnego, który również pokryje rachunek VAT. Po rozliczeniu rachunek VAT się wyzeruje, a do dyspozycji na koszty operacyjne zostanie 200 000 zł - 80 000 zł = 120 000 zł z rachunku rozliczeniowego.

Wniosek: przy typowej działalności MPP nie zabiera firmie pieniędzy, tylko przesuwa VAT do "przedziału" przeznaczonego na podatki. Kłopot pojawia się, gdy na rachunku VAT gromadzi się nadwyżka, a firmie brakuje gotówki na bieżące wydatki. Dzieje się tak np. wtedy, gdy firma płaci VAT dostawcom zwykłym przelewem z rachunku rozliczeniowego (VAT naliczony nie schodzi wtedy z rachunku VAT) albo gdy otrzymuje zwrot VAT na rachunek VAT. Wtedy wniosek o uwolnienie środków może trwać do 60 dni. Do tego dochodzą terminy płatności: przy 60 dniach kredytu kupieckiego firma czeka na całą kwotę, zarówno netto, jak i VAT.

Przy finansowaniu faktur warto znać jedną zasadę. W interpretacjach indywidualnych organy podatkowe wskazują, że gdy dłużnik płaci fakturę objętą obowiązkowym MPP na rzecz faktora (po przelewie wierzytelności), obowiązek zapłaty w MPP nadal obowiązuje. W strukturze e-faktury FA(3) w KSeF przewidziano też pola na dane rachunku faktora. Sposób rozliczenia części VAT między faktorem a klientem określa umowa faktoringowa.

Lukę płynnościową z długich terminów płatności można skrócić, finansując wystawione faktury. Mechanizm opisuje artykuł faktoring - co to jest, a koszt da się oszacować w kalkulatorze.

Oblicz koszt faktoringu

Mechanizm podzielonej płatności (MPP)

Przelew, w którym bank kieruje kwotę VAT na rachunek VAT sprzedawcy, a resztę na jego rachunek rozliczeniowy.

Rachunek VAT

Rachunek otwierany automatycznie do firmowego rachunku rozliczeniowego, z którego można płacić m.in. VAT, PIT, CIT i składki ZUS.

Komunikat przelewu

Formularz przelewu MPP z kwotą VAT, kwotą brutto, numerem faktury (lub numerem KSeF) i NIP dostawcy.

Załącznik nr 15

Wykaz towarów i usług wrażliwych w ustawie o VAT, których dotyczy obowiązkowy MPP.

Należność ogółem

Wartość brutto całej faktury, porównywana z progiem 15 000 zł.