Koszty prowadzenia działalności gospodarczej to wszystkie wydatki, które firma ponosi, aby zarabiać: od składek ZUS i księgowości, przez towar, najem i sprzęt, po paliwo i oprogramowanie. Założenie jednoosobowej działalności w CEIDG jest bezpłatne, więc na starcie największą pozycją są zwykle składki i pierwsze zakupy. W podatku dochodowym kosztem jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła, o ile ustawa go nie wyłącza (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). W wyliczeniu Finavi wydatek 1 000 zł netto realnie kosztuje przedsiębiorcę 790 zł na skali podatkowej, 770,31 zł na podatku liniowym i pełne 1 000 zł na ryczałcie.
- Wpis jednoosobowej działalności do CEIDG jest bezpłatny, a wpis spółki z o.o. do KRS kosztuje 250 zł przy umowie zawartej w systemie S24 lub 500 zł przy umowie notarialnej; kapitał zakładowy spółki wynosi co najmniej 5 000 zł.
- Kosztem podatkowym jest wydatek związany z działalnością, poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła, udokumentowany i niewymieniony w katalogu wyłączeń art. 23 ustawy o PIT.
- Sprzęt o wartości początkowej do 10 000 zł można rozliczyć w kosztach jednorazowo (art. 22d ust. 1), droższe środki trwałe rozlicza się przez amortyzację.
- Wyliczenie Finavi: każdy 1 000 zł kosztu obniża podatek i składkę zdrowotną o 210 zł na skali (próg 12%), o 410 zł na skali powyżej progu 32% i o 229,69 zł na podatku liniowym; na ryczałcie koszty nie obniżają podatku.
- Samochód osobowy używany także prywatnie daje w kosztach 75% wydatków eksploatacyjnych, a auto prywatne spoza ewidencji środków trwałych 20% (art. 23 ust. 1 pkt 46 i 46a).
Koszty prowadzenia działalności gospodarczej - co to jest?
Koszty prowadzenia działalności gospodarczej to wydatki, bez których firma nie mogłaby działać lub zarabiać: zakup towarów i materiałów, usługi obce, najem, sprzęt, transport, składki ZUS, księgowość czy opłaty bankowe. W języku podatków mówi się o kosztach uzyskania przychodów, czyli tej części wydatków, która zmniejsza podstawę opodatkowania. Oba pojęcia się pokrywają, ale nie są identyczne: część wydatków firmy jest realna i konieczna, a mimo to ustawa nie pozwala ująć jej w kosztach podatkowych, na przykład kosztów reprezentacji.
Z punktu widzenia zarządzania firmą koszty dzieli się najczęściej na stałe i zmienne. Koszty stałe firma płaci niezależnie od tego, ile sprzeda w danym miesiącu (składki, najem, abonamenty, księgowość, leasing). Koszty zmienne rosną razem ze sprzedażą (towar, materiały, paliwo, prowizje, podwykonawcy). Ten podział decyduje o tym, ile gotówki firma potrzebuje, żeby przetrwać słabszy miesiąc, a ile musi zaangażować, żeby obsłużyć większe zamówienie.
W praktyce przedsiębiorcy pytają o dwie różne rzeczy naraz: ile kosztuje prowadzenie firmy (ile pieniędzy wychodzi z konta) i co można wrzucić w koszty (co zmniejszy podatek). Artykuł odpowiada na oba pytania i pokazuje na liczbach, jak jedno wpływa na drugie.
- Koszt uzyskania przychodu (KUP)
- Wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.
- Koszt stały
- Wydatek ponoszony niezależnie od wielkości sprzedaży, np. składki, najem, abonamenty, księgowość.
- Koszt zmienny
- Wydatek rosnący razem ze sprzedażą, np. towar, materiały, paliwo, podwykonawcy.
- Środek trwały
- Składnik majątku używany w firmie dłużej niż rok, np. komputer, maszyna, samochód; rozliczany przez amortyzację, a przy wartości do 10 000 zł może trafić do kosztów jednorazowo.
- Tarcza podatkowa
- Kwota, o jaką koszt obniża podatek i składkę zdrowotną liczoną od dochodu; różni się w zależności od formy opodatkowania.
Koszty założenia firmy: JDG i spółka z o.o.
Koszty założenia firmy zależą przede wszystkim od formy prawnej. Jednoosobową działalność gospodarczą rejestruje się w CEIDG i według serwisu podatki.gov.pl za wpis ani jego zmianę się nie płaci; wniosek o wpis jest jednocześnie wnioskiem o nadanie NIP (w ciągu 1 dnia roboczego) i REGON (w ciągu 7 dni). Spółkę z o.o. rejestruje się w Krajowym Rejestrze Sądowym, a rejestracja jest odpłatna.
| Pozycja | Jednoosobowa działalność (JDG) | Spółka z o.o. |
|---|---|---|
| Rejestracja | Wpis do CEIDG bezpłatny | Wpis do KRS: 250 zł (umowa w S24) albo 500 zł (umowa notarialna) |
| NIP i REGON | Nadawane automatycznie z wpisem | Nadawane automatycznie po wpisie do KRS |
| Umowa spółki | Nie dotyczy | Wzorzec w S24 albo akt notarialny (taksa notarialna) |
| Kapitał na start | Nie jest wymagany | Kapitał zakładowy co najmniej 5 000 zł (to majątek spółki, nie opłata) |
| Podatek od czynności cywilnoprawnych | Nie dotyczy rejestracji | 0,5% od kapitału zakładowego pomniejszonego o opłatę sądową i taksę notarialną |
| Rejestracja VAT | Bezpłatna; potwierdzenie VAT-5 na wniosek: 170 zł opłaty skarbowej | Tak samo |
| Księgowość | Uproszczona (KPiR lub ewidencja przychodów) | Pełne księgi rachunkowe |
Na start dochodzą koszty, które nie wynikają z przepisów, ale z decyzji właściciela: rachunek firmowy, program do faktur lub biuro rachunkowe, sprzęt, strona internetowa, pierwsze zapasy. Warto pamiętać o dwóch obowiązkach, które wpływają na te decyzje. Po pierwsze, płatności między przedsiębiorcami przy jednorazowej wartości transakcji powyżej 15 000 zł muszą przechodzić przez rachunek płatniczy (art. 19 Prawa przedsiębiorców), więc konto do rozliczeń jest praktycznie niezbędne. Po drugie, sprzedaż osobom prywatnym wymaga co do zasady kasy rejestrującej; według podatki.gov.pl ze zwolnienia korzysta firma, której sprzedaż dla osób prywatnych nie przekracza 20 000 zł, a po przekroczeniu limitu kasę trzeba zainstalować do końca drugiego miesiąca następującego po miesiącu przekroczenia. Niektóre czynności są wyłączone ze zwolnienia i wymagają kasy od pierwszej transakcji.
W praktyce najtańszym sposobem wejścia w biznes pozostaje JDG: brak opłat rejestracyjnych i ulgi w składkach społecznych na pierwsze lata. Spółka z o.o. wymaga większego budżetu na start (opłaty, kapitał, pełna księgowość), ale ogranicza odpowiedzialność wspólników. Porównanie obu form na liczbach zawiera artykuł JDG czy spółka z o.o., a zasady ulg w ZUS dla nowej firmy opisuje artykuł o składkach ZUS w nowej firmie.
Stałe i zmienne koszty jednoosobowej działalności gospodarczej
Stałe koszty jednoosobowej działalności gospodarczej to przede wszystkim składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne właściciela, a dalej księgowość, rachunek firmowy, telefon i internet, oprogramowanie, najem lub biuro oraz raty leasingu. Wysokość składek zależy od etapu działalności (ulga na start, preferencyjny ZUS, pełny ZUS) i od formy opodatkowania, od której zależy składka zdrowotna. Kwoty obowiązujące w bieżącym roku zestawia poniższa tabela.
| Składki i limity przedsiębiorcy (stan na 2026 r.) | |
|---|---|
| Minimalne wynagrodzenie | 4 806 zł |
| Ulga na start (6 miesięcy) | brak składek społecznych, płatna tylko składka zdrowotna |
| Preferencyjne składki społeczne (podstawa 1 441,80 zł, 24 miesiące) | 456,18 zł miesięcznie z dobrowolnym chorobowym, 420,86 zł bez chorobowego |
| Pełne składki społeczne z FP i FS (podstawa 5 652 zł) | 1 926,76 zł miesięcznie z dobrowolnym chorobowym, 1 788,29 zł bez chorobowego |
| Składka zdrowotna: skala podatkowa | 9% dochodu, nie mniej niż 432,54 zł miesięcznie (luty 2026 - styczeń 2027) |
| Składka zdrowotna: podatek liniowy | 4,9% dochodu, nie mniej niż 432,54 zł miesięcznie; odliczenie do 14 100 zł rocznie |
| Składka zdrowotna: ryczałt | 498,35 zł / 830,58 zł / 1 495,04 zł miesięcznie przy przychodzie do 60 000 zł / do 300 000 zł / powyżej 300 000 zł |
| Limit jednorazowej amortyzacji dla małych podatników i rozpoczynających działalność | 213 000 zł (50 000 euro) |
Źródło kwot: ZUS i serwis podatki.gov.pl; składkę wypadkową policzono według stopy 1,67%. Kwoty te zmieniają się co roku, dlatego w pozostałej części artykułu posługujemy się mechanizmami i stawkami procentowymi.
Koszty zmienne zależą od branży. W handlu dominuje towar, w produkcji materiały i energia, w transporcie paliwo, opony, serwis i opłaty drogowe, w usługach podwykonawcy i narzędzia. To właśnie koszty zmienne najmocniej obciążają gotówkę przy dużych zamówieniach: firma płaci dostawcom wcześniej, niż odbiorca zapłaci jej fakturę.
Dobrą praktyką jest policzenie tak zwanego progu rentowności: jaka sprzedaż pokrywa wszystkie koszty stałe przy danej marży. Jeżeli koszty stałe wynoszą na przykład 6 000 zł miesięcznie, a marża na sprzedaży 30%, firma musi sprzedać co najmniej 20 000 zł netto miesięcznie, żeby nie tracić. Takie proste przeliczenie pokazuje, czy planowany wydatek stały (nowy lokal, leasing auta) mieści się w realnej sprzedaży.
Co mówią przepisy? Koszty uzyskania przychodów w ustawie o PIT
Podstawą rozliczania kosztów w jednoosobowej działalności jest ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Art. 22 ust. 1 zawiera ogólną definicję: kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Ustawa nie zawiera więc zamkniętej listy dozwolonych kosztów, tylko zasadę ogólną i listę wyłączeń.
| Przepis ustawy o PIT | Co stanowi | Co to oznacza w praktyce |
|---|---|---|
| art. 22 ust. 1 | Definicja kosztu uzyskania przychodów | Liczy się cel wydatku i jego związek z działalnością, a nie rodzaj wydatku |
| art. 22 ust. 5c i 5d | Koszty pośrednie są potrącalne w dacie poniesienia, czyli w dniu ujęcia w księgach na podstawie faktury lub innego dowodu | O miesiącu rozliczenia kosztu decyduje dokument i jego ujęcie w ewidencji |
| art. 22d ust. 1 | Składniki majątku o wartości początkowej do 10 000 zł można rozliczyć bez amortyzacji | Tańszy sprzęt trafia do kosztów w miesiącu oddania do używania |
| art. 22g ust. 3 | Cena nabycia obejmuje kwotę należną zbywcy i koszty związane z zakupem (transport, montaż, opłaty notarialne, skarbowe i inne), bez odliczalnego VAT | Koszty zakupu środka trwałego zwiększają jego wartość początkową |
| art. 23 ust. 1 pkt 1 | Wydatki na nabycie środków trwałych nie są kosztem wprost | Rozlicza się je przez odpisy amortyzacyjne |
| art. 23 ust. 1 pkt 23 | Koszty reprezentacji, w szczególności usługi gastronomiczne, żywność i napoje, nie są kosztem | Reklama tak, reprezentacja nie; o kwalifikacji decyduje cel wydatku |
| art. 23 ust. 1 pkt 46 i 46a | Auto prywatne spoza środków trwałych: 20% wydatków; auto firmowe używane także prywatnie: w kosztach 75% wydatków eksploatacyjnych | Zasady rozliczania samochodu zależą od sposobu jego używania |
| art. 23 ust. 1 pkt 43 | VAT nie jest kosztem, z wyjątkami, m.in. gdy podatnik jest zwolniony z VAT | Czynny podatnik VAT ujmuje koszty netto, zwolniony z VAT - brutto |
Po ludzku: urząd skarbowy ocenia wydatek w trzech krokach. Czy jest związany z działalnością? Czy służy zarabianiu lub utrzymaniu firmy? Czy nie znajduje się na liście wyłączeń? Do tego dochodzi wymóg udokumentowania: fakturą, rachunkiem lub innym dowodem, który pozwala ustalić, co kupiono, za ile i dla kogo.
W przypadku podatku liniowego ustawa pozwala dodatkowo zaliczyć do kosztów albo odliczyć od dochodu zapłacone składki zdrowotne, do rocznego limitu podanego w tabeli składek. Składki na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorca może według serwisu biznes.gov.pl odliczyć od dochodu lub przychodu albo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Na ryczałcie kosztów się nie rozlicza: podatek płaci się od przychodu, a odliczyć można m.in. składki społeczne i 50% zapłaconych składek zdrowotnych. Wybór formy opodatkowania pod kątem kosztów omawia artykuł skala, liniowy czy ryczałt.
Co można wrzucić w koszty firmy, a czego nie?
W koszty firmy można wrzucić każdy wydatek, który ma związek z działalnością i służy uzyskaniu przychodu albo zachowaniu lub zabezpieczeniu jego źródła, jeśli nie znajduje się w katalogu wyłączeń z art. 23 ustawy o PIT i jest właściwie udokumentowany. W praktyce oznacza to bardzo szeroki zakres: od towarów handlowych, przez usługi, po szkolenia i ubezpieczenia firmy.
| Kategoria | Przykłady | Jak trafia do kosztów |
|---|---|---|
| Towary i materiały | Towar do odsprzedaży, surowce, opakowania | Na bieżąco, na podstawie faktury zakupu |
| Usługi obce | Księgowość, podwykonawcy, transport, marketing, hosting | Na bieżąco |
| Lokal | Najem, media, sprzątanie, ochrona | Na bieżąco; przy lokalu mieszanym (także prywatnym) w części związanej z firmą |
| Sprzęt i oprogramowanie | Komputer, telefon, meble, licencje | Do 10 000 zł jednorazowo, powyżej przez amortyzację |
| Pojazdy | Paliwo, serwis, ubezpieczenie, leasing | Auto osobowe: 100%, 75% albo 20% zależnie od sposobu używania; pojazdy nieosobowe na zasadach ogólnych |
| Wynagrodzenia i składki | Pensje pracowników, składki pracodawcy, umowy cywilnoprawne | Na zasadach z art. 22 ust. 6ba i 6bb (m.in. terminy wypłaty) |
| Finansowanie | Zapłacone odsetki od kredytu, prowizje, opłaty leasingowe, koszt faktoringu | Odsetki - gdy zapłacone (naliczone, lecz niezapłacone nie są kosztem); spłata kapitału nie jest kosztem |
| Rozwój | Szkolenia, kursy, literatura fachowa, konferencje | Na bieżąco, gdy związane z działalnością |
Równie ważne jest to, czego ustawa nie pozwala zaliczyć do kosztów. Art. 23 ust. 1 zawiera długą listę wyłączeń; w małej firmie najczęściej spotyka się te poniżej.
- Koszty reprezentacji (pkt 23), w szczególności usługi gastronomiczne, żywność i napoje, np. kolacja z klientem. Reklama i promocja pozostają kosztem.
- Spłata pożyczek i kredytów (pkt 8) oraz udzielone pożyczki (pkt 27). Kosztem są zapłacone odsetki i prowizje, a nie sam kapitał.
- Naliczone, lecz niezapłacone odsetki (pkt 32).
- Grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia (pkt 15), a także kary umowne z tytułu wad i zwłoki w dostawie towarów lub usług (pkt 19).
- Koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań (pkt 14).
- Wydatki na nabycie środków trwałych (pkt 1) - rozliczane przez amortyzację, a nie jednorazowo.
- VAT naliczony u czynnego podatnika VAT (pkt 43), bo podlega odliczeniu w deklaracji.
Koszty z pogranicza: samochód, telefon, mieszkanie
Najwięcej wątpliwości budzą wydatki używane jednocześnie w firmie i prywatnie. Ustawa rozstrzyga wprost tylko samochód osobowy: gdy jest środkiem trwałym i służy wyłącznie działalności, jego koszty rozlicza się w pełni (co do zasady przy prowadzeniu ewidencji przebiegu wymaganej dla VAT); gdy jest używany także prywatnie, do kosztów trafia 75% wydatków eksploatacyjnych; gdy to auto prywatne spoza ewidencji środków trwałych, do kosztów trafia 20% wydatków. Odrębne limity dotyczą amortyzacji i ubezpieczenia samochodów osobowych, a ich wysokość zależy od rodzaju napędu.
Przy telefonie, internecie czy części mieszkania wykorzystywanej jako biuro obowiązuje zasada ogólna: kosztem może być ta część wydatków, która dotyczy działalności. W praktyce organy podatkowe akceptują proporcjonalne rozliczenie, jeżeli przedsiębiorca potrafi wykazać, jak ustalił proporcję, np. według powierzchni pomieszczenia przeznaczonego na firmę. Warto opisać przyjętą metodę i stosować ją konsekwentnie.
Ile realnie kosztuje wydatek w firmie? Wyliczenia Finavi
Realny koszt wydatku w firmie to kwota wydana minus podatek i składka zdrowotna, o które ten wydatek obniża obciążenia. Dlatego ta sama faktura kosztuje przedsiębiorcę różnie w zależności od formy opodatkowania. Wyliczenie Finavi dla wydatku 1 000 zł netto (dla czynnego podatnika VAT podatek VAT z faktury jest odliczany osobno):
| Forma opodatkowania | Obniżenie podatku | Obniżenie składki zdrowotnej | Łączna oszczędność | Realny koszt 1 000 zł |
|---|---|---|---|---|
| Ryczałt | 0 zł (podatek od przychodu) | 0 zł | 0 zł | 1 000,00 zł |
| Skala, próg 12% | 120,00 zł | 90,00 zł (9%) | 210,00 zł | 790,00 zł |
| Podatek liniowy 19% | 190,00 zł, pomniejszone o 9,31 zł niższego odliczenia składki | 49,00 zł (4,9%) | 229,69 zł | 770,31 zł |
| Skala, próg 32% | 320,00 zł | 90,00 zł (9%) | 410,00 zł | 590,00 zł |
Wniosek jest prosty, ale często pomijany: koszty nie są „za darmo”. Nawet przy najwyższej stawce firma pokrywa z własnej kieszeni ok. 59% wydatku. Zakup, który nie przynosi przychodu, obniża zysk bardziej, niż obniża podatek. Z drugiej strony przy ryczałcie każdy koszt obciąża firmę w pełnej wysokości, co warto uwzględnić przy wyborze formy opodatkowania w branżach kosztochłonnych.
Przykłady z praktyki: usługi, handel, transport
Te same zasady w trzech profilach firm (autorskie wyliczenia Finavi; założenia w Metodologii):
| Profil firmy | Wydatek | Sposób rozliczenia | Oszczędność podatku i zdrowotnej | Realny koszt |
|---|---|---|---|---|
| JDG usługowa (programista), podatek liniowy, czynny VAT | Laptop 6 000 zł netto + 1 380 zł VAT | VAT odliczony; laptop do 10 000 zł w kosztach jednorazowo | 1 378,14 zł | 4 621,86 zł (62,6% ceny brutto) |
| Sklep (handel), skala, próg 12% | Najem lokalu 3 000 zł netto miesięcznie, 36 000 zł rocznie | Koszt bieżący każdego miesiąca | 7 560,00 zł rocznie | 28 440,00 zł rocznie |
| Firma transportowa, skala, dochód powyżej progu 32% | Paliwo i serwis samochodu ciężarowego 60 000 zł netto rocznie | Koszt bieżący, pojazd nieosobowy | 24 600,00 zł rocznie | 35 400,00 zł rocznie |
| Ta sama firma transportowa | Eksploatacja firmowego auta osobowego używanego też prywatnie, 12 000 zł rocznie | W kosztach 75%, czyli 9 000 zł | 3 690,00 zł rocznie | 8 310,00 zł rocznie |
- Usługi: dla programisty najważniejsze są sprzęt i oprogramowanie. Wydatki do 10 000 zł można ująć od razu, co przyspiesza efekt podatkowy w roku zakupu.
- Handel: stały najem obniża podatek co miesiąc, ale wymaga pokrycia gotówką niezależnie od sprzedaży. W praktyce sklepy porównują czynsz z obrotem, jaki generuje dana lokalizacja.
- Transport: przy wysokich kosztach zmiennych i dochodzie powyżej progu skala daje dużą tarczę podatkową; przy aucie osobowym używanym także prywatnie 25% wydatków pozostaje poza kosztami.
Jak koszty wpływają na płynność i finansowanie firmy?
Płynność finansowa zależy nie od tego, czy wydatek jest kosztem podatkowym, ale od tego, kiedy trzeba za niego zapłacić. Koszt podatkowy zmniejsza podatek dopiero przy rozliczeniu zaliczki, a gotówka wychodzi z firmy w dniu płatności faktury. Dlatego firma rentowna na papierze może mieć trudności z bieżącymi płatnościami, jeśli koszty stałe i zakupy towaru musi pokrywać wcześniej, niż odbiorcy płacą jej faktury.
W praktyce przedsiębiorcy mają kilka sposobów, żeby rozłożyć koszty w czasie i zachować gotówkę na bieżącą działalność:
- Leasing zamiast zakupu - sprzęt lub pojazd płaci się w ratach, a raty w leasingu operacyjnym co do zasady trafiają do kosztów na bieżąco. Różnice między wariantami opisuje artykuł leasing operacyjny a finansowy, a koszt raty można policzyć w kalkulatorze leasingu.
- Kredyt lub pożyczka obrotowa - pozwala sfinansować zapas towaru czy sezonowe zakupy; kosztem są zapłacone odsetki i prowizje. Ratę i całkowity koszt można sprawdzić w kalkulatorze kredytu dla firm.
- Faktoring - przyspiesza wpływy z faktur, więc koszty stałe można pokrywać z bieżącej sprzedaży zamiast czekać 30-60 dni na zapłatę; koszt finansowania faktur pokazuje kalkulator faktoringu.
- Konto firmowe dopasowane do skali działalności - opłaty za prowadzenie rachunku, przelewy i kartę są kosztem stałym, który przy dużej liczbie transakcji potrafi się sumować. Opłaty w poszczególnych bankach zestawia ranking kont firmowych.
Dobrym nawykiem jest przegląd kosztów stałych raz na kwartał: które abonamenty, umowy i opłaty nadal pracują na przychód, a które zostały z przyzwyczajenia. Każda złotówka kosztu stałego mniej to niższy próg rentowności i większy zapas bezpieczeństwa na słabszy miesiąc. Pomagają w tym proste wskaźniki płynności, liczone co miesiąc na tych samych zasadach.
Najczęstsze błędy przy kosztach firmy i lista kontrolna
Większość problemów z kosztami wynika nie ze złej woli, ale z pośpiechu i braku dokumentów. Najczęstsze błędy:
- Brak dokumentu lub dokument na inne dane. Faktura bez danych firmy albo paragon bez możliwości przypisania zakupu do działalności utrudnia obronę kosztu przy kontroli.
- Mylenie reklamy z reprezentacją. Poczęstunek dla kontrahentów czy kolacja biznesowa to co do zasady reprezentacja wyłączona z kosztów (art. 23 ust. 1 pkt 23).
- Ujęcie całego środka trwałego od razu. Sprzęt o wartości początkowej powyżej 10 000 zł rozlicza się przez amortyzację, chyba że przysługuje jednorazowy odpis na szczególnych zasadach.
- Pełne rozliczenie auta używanego prywatnie. Gdy samochód osobowy służy też celom prywatnym, w kosztach jest 75% wydatków eksploatacyjnych.
- Wrzucanie w koszty spłaty kredytu. Kosztem są zapłacone odsetki i prowizje, a nie rata kapitałowa.
- Ujmowanie kosztów brutto przez czynnego podatnika VAT. VAT odliczony w deklaracji nie może jednocześnie obniżać dochodu.
- Kupowanie „pod koszty” bez potrzeby. Wydatek zawsze obniża zysk bardziej niż podatek; w wyliczeniu Finavi firma pokrywa sama od 59% do 100% kwoty.
- Brak kontroli kosztów stałych. Niewykorzystane abonamenty i umowy podnoszą próg rentowności.
Lista kontrolna: koszty firmy krok po kroku
- 1. Wybrać formę prawną i opodatkowania z uwzględnieniem planowanych kosztów (przy wysokich kosztach ryczałt zwykle traci przewagę).
- 2. Założyć osobny rachunek do rozliczeń firmowych i płacić z niego wydatki firmy.
- 3. Przy każdym zakupie prosić o fakturę na dane firmy; zbierać umowy do usług cyklicznych.
- 4. Oddzielić koszty stałe od zmiennych i policzyć miesięczny próg rentowności.
- 5. Sprzęt powyżej 10 000 zł wprowadzać do ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu oddania do używania.
- 6. Ustalić sposób rozliczania samochodu (100%, 75%, 20%) i prowadzić wymagane ewidencje.
- 7. Przy wydatkach mieszanych opisać metodę ustalenia proporcji firmowej części.
- 8. Przed większym zakupem porównać zakup za gotówkę z leasingiem lub kredytem.
- 9. Raz na kwartał przejrzeć koszty stałe i wypowiedzieć zbędne umowy.
