Faktura proforma to dokument handlowy, który przedstawia ofertę lub warunki przyszłej transakcji, zanim dojdzie do sprzedaży. Nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, nie trafia do Krajowego Systemu e-Faktur, nie rodzi obowiązku podatkowego i nie jest podstawą do księgowania przychodu ani kosztu. Warunek: musi być wyraźnie oznaczona jako proforma, bo dokument wyglądający jak faktura z wykazanym VAT może oznaczać obowiązek zapłaty tego podatku (art. 108 ustawy o VAT).
- Proforma to oferta w formie faktury: pokazuje kontrahentowi kwotę, warunki i dane do zapłaty, ale nie dokumentuje sprzedaży.
- Nie jest regulowana w ustawie o VAT, nie ma obowiązkowych elementów i nie jest wystawiana w KSeF.
- Nie księguje się jej jako przychodu ani kosztu i nie daje prawa do odliczenia VAT.
- Po otrzymaniu zaliczki na podstawie proformy trzeba wystawić fakturę zaliczkową, zwykle do 15. dnia następnego miesiąca.
- Wyraźny tytuł „Faktura proforma” chroni przed ryzykiem uznania dokumentu za fakturę i obowiązkiem zapłaty wykazanego VAT.
Faktura proforma - co to jest?
Faktura proforma to dokument, który wygląda podobnie do faktury, ale ma charakter informacyjny i ofertowy. Zawiera zwykle dane sprzedawcy i nabywcy, opis towarów lub usług, ceny, warunki płatności i numer rachunku. Jej celem jest przedstawienie kontrahentowi dokładnych warunków transakcji, zanim dojdzie do dostawy lub wykonania usługi.
Przepisy podatkowe nie definiują faktury proforma. Ustawa o VAT reguluje faktury dokumentujące sprzedaż, zaliczki i korekty, natomiast proforma pozostaje poza jej zakresem. Dlatego nie ma dla niej obowiązkowego wzoru ani terminu wystawienia, a jej treść zależy od potrzeb stron.
Do czego służy faktura proforma?
- Oferta z dokładnymi kwotami - kontrahent widzi cenę netto, VAT i brutto, zanim złoży zamówienie.
- Podstawa przedpłaty lub zaliczki - firma otrzymuje pieniądze przed wydaniem towaru lub rozpoczęciem usługi, co ogranicza ryzyko braku zapłaty.
- Dokument dla banku lub instytucji - wiele instytucji finansowych, w tym przy kredytach inwestycyjnych i leasingu, przyjmuje proformę jako potwierdzenie planowanego zakupu i jego wartości.
- Handel zagraniczny - proforma ułatwia odprawę, akredytywę czy zgłoszenia celne jeszcze przed wysyłką.
- Uzgodnienie warunków - pozwala wyjaśnić szczegóły zamówienia i uniknąć korekt po wystawieniu właściwej faktury.
Proforma to proste narzędzie ochrony płynności. Firma, która pobiera przedpłatę na jej podstawie, nie finansuje klienta z własnych środków. Gdy przedpłata nie jest możliwa, a odbiorcy wymagają długiego terminu płatności, płynność zapewnia faktoring wystawionych faktur.
Proforma a faktura VAT i faktura zaliczkowa
| Cecha | Faktura proforma | Faktura zaliczkowa | Faktura VAT |
|---|---|---|---|
| Podstawa prawna | Brak regulacji w ustawie o VAT | art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT | art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT |
| Co dokumentuje | Ofertę, planowaną transakcję | Otrzymaną zaliczkę lub przedpłatę | Dokonaną sprzedaż |
| Obowiązek podatkowy VAT | Nie powstaje | Tak, z chwilą otrzymania zaliczki | Tak |
| Księgowanie | Nie | Tak | Tak |
| KSeF | Nie | Tak, jako faktura ustrukturyzowana | Tak, jako faktura ustrukturyzowana |
| Prawo nabywcy do odliczenia VAT | Nie | Tak | Tak |
Jeżeli na podstawie proformy klient wpłaci zaliczkę, sprzedawca wystawia fakturę zaliczkową. Zgodnie z art. 106i ust. 2 ustawy o VAT fakturę dokumentującą otrzymanie zapłaty przed dokonaniem dostawy wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania płatności. Po wykonaniu sprzedaży wystawia się fakturę końcową, uwzględniającą otrzymane zaliczki. Różnice między zadatkiem a zaliczką wyjaśnia artykuł zadatek a zaliczka.
Czy fakturę proforma się księguje?
Nie. Proforma nie dokumentuje zdarzenia gospodarczego, więc nie jest podstawą do ujęcia przychodu w ewidencji sprzedawcy ani kosztu po stronie nabywcy. Nie wpisuje się jej do rejestrów VAT i nie wykazuje w JPK. Nabywca nie może na jej podstawie odliczyć VAT ani zaliczyć wydatku do kosztów, nawet jeśli zapłacił kwotę wskazaną w proformie. Podstawą księgowania jest dopiero faktura zaliczkowa lub faktura końcowa.
W praktyce proformę przechowuje się jako załącznik do dokumentacji zamówienia, np. przy wniosku o kredyt lub leasing, ale nie jako dowód księgowy.
Faktura proforma a KSeF
Od 2026 roku faktury VAT w obrocie między firmami wystawia się obowiązkowo w Krajowym Systemie e-Faktur jako faktury ustrukturyzowane. Obowiązek ten nie dotyczy faktur proforma, bo nie są one fakturami w rozumieniu ustawy o VAT. Proformę można nadal wystawiać w dowolnej formie: w programie do fakturowania, w arkuszu czy jako PDF, poza KSeF. Zasady e-faktur opisuje artykuł o fakturze ustrukturyzowanej.
Jak bezpiecznie wystawiać proformę?
Najważniejsze jest wyraźne oznaczenie dokumentu tytułem „Faktura proforma” lub „Proforma”. Dokument wyglądający jak faktura, bez takiego oznaczenia i z wykazaną kwotą VAT, może zostać uznany za fakturę, a art. 108 ustawy o VAT nakłada obowiązek zapłaty podatku wykazanego w takim dokumencie.
Dobrą praktyką jest stosowanie odrębnej numeracji proform, innej niż numeracja faktur, oraz dopisek o charakterze informacyjnym dokumentu, np. „dokument nie jest fakturą VAT”.
Warto określić termin ważności oferty i warunki płatności. Po otrzymaniu zaliczki trzeba pamiętać o fakturze zaliczkowej w KSeF w ustawowym terminie.
Proforma bywa też dokumentem potrzebnym do finansowania zakupu: banki i leasingodawcy często proszą o nią przy wniosku o kredyt inwestycyjny lub leasing maszyny czy pojazdu.
